Conciliar facturas en proceso de pago es una tarea esencial para mantener el control de tus finanzas y asegurar que los pagos de tus clientes se reflejen correctamente en el sistema. En Odoo, este proceso es ágil y te permite gestionar tus cuentas por cobrar de manera eficiente. En este artículo, te mostraremos cómo conciliar facturas en proceso de pago para garantizar que la información financiera de tu empresa esté siempre actualizada y libre de errores.
Para conciliar facturas debemos primero tomar algunos datos de dicha factura.
Para ello nos paramos en el menú principal del POS y nos ubicamos en el modulo de "Compras"
Una vez dentro del modulo de compras, podremos visualizar todas las facturas a proveedor que hemos generado.
Nos ubicamos en la factura que esta en proceso de pago, para este ejemplo seleccionamos la ultima.
Al seleccionar dicha factura, podremos visualizar sus datos asociados.
Una vez dentro, oprimimos en la pestaña superior derecha que dice "Factura de Pago"
Al entrar a la sección de factura de pago, debemos verificar los siguientes datos.
1. Se encuentra "En proceso de pago"
2. Oprimimos en la parte inferior derecha en el icono de la " i " en un circulo de color verde oscuro.
3. En el Pop-up que nos arroja el botón, debemos tener en cuenta que tipo de pago es, en este caso "Diario de pago: EFECTIVO (Manual)".
4. Debemos guardar el valor de esta factura. Para este ejemplo el total es de " $ 339.085.oo Cop "
5. Finalmente oprimimos en el botón inferior derecho del Pop-up que dice " View "
Es importante guardar o tener presente los datos antes mencionados para la conciliación de dicha factura.
Al oprimir en el botón de "VIEW", no mostrara esta información. Para cualquier caso, es importante tener la referencia de dicha factura.
Para este caso, copiamos la referencia y la guardamos en el portapapeles del computador.
Una vez hayamos guardado o tenido en cuenta los datos antes mencionados, nos dirigimos al menú principal del POS nuevamente e ingresamos al modulo de "Contabilidad".
Dentro del modulo de contabilidad podremos ver los siguientes recuadros. Podemos realizar la facturación en el recuadro de "Efectivo" o "Banco" según el caso.
Para este ejemplo nos dirigimos al recuadro "Efectivo" y oprimimos en el enlace debajo del botón que dice "Nueva Transacción".
Inmediatamente nos abrirá un formulario para crear una factura de conciliación. Debemos ingresar los siguientes datos.
1. Referencia que puede ser cualquier nombre que deseemos ponerlo, sin embargo aconsejamos que se le ponga la referencia que habíamos copiado en el paso #6, esto con el fin de que sea mas amigable para asociar la factura con la conciliación.
2. Seleccionamos el "Diario" que para este ejemplo es "EFECTIVO (Manual)" o simplemente "Efectivo", el que habíamos guardado anteriormente en el paso #5.
3. Ingresamos la fecha en que se factura dicha factura, para este ejemplo se realizo el día "18/02/2023".
4. Ingresamos el saldo inicial. Sabiendo que esta es una factura de pago a Proveedor el Saldo inicial seria 0.
5. Ingresamos el Saldo final, pero para este ejemplo debemos ingresarlo en valores negativos, ya que estamos conciliando un pago a proveedor.
6. Agregamos una nueva linea con los siguientes datos:
- Fecha: Fecha del día actual.
- Etiqueta: Que fue la referencia que copiamos anteriormente
- Asociado: Nombre del proveedor si dicha factura lo adjunta, sino, lo dejamos en blanco.
- Importe: El valor de dicha factura que es el mismo del "Saldo Final"
Y los datos debería de quedar igual a como se muestra en la gráfica.
Una vez llenados los datos, oprimimos en el botón superior derecho que dice "PUBLICAR"
Después de publicar dicha factura de conciliación, nos aparecerá un botón que dice "CONCILIAR" en la misma ubicación del botón anterior.
Al oprimir en dicho botón nos enviara a esta vista.
Debemos ubicar la factura que esta en proceso de pago y seleccionarla.
Para este ejemplo la factura nos aparece en el primer campo de la lista de facturas disponible en "Proceso de Pago"
En algunos casos puede que no nos aparezca inmediatamente en la lista de facturas disponibles.
Para ello vamos a hacer uso del buscador que se encuentra por debajo del renglón inicial.
En el buscador ingresamos la referencia antes copiada y generamos la búsqueda. (Por eso era importante agregar la referencia en el nombre de la factura de conciliación).
Una vez mas seleccionamos la opción disponible en la lista y que coincide con la factura.
Cuando no no ingresamos un asociado dentro de la factura de conciliación inmediatamente el sistema nos la asocia. Verificamos que si corresponda dentro del modulo de compras, correlacionando el nombre del proveedor con el asociado en esta vista.
Si todo es correcto, debería de mostrarnos una vista igual a esta. Si agrega mas información de lo normal, significa que el valor puede ser otro y debemos re-verificar el valor inicial.
Una vez confirmados los datos, oprimimos en el botón "VERIFICAR".
Al darle a verificar, el modulo nos mostrara esta pantalla que nos indica que la factura ya se concilio correctamente.
Por ende si nos dirigimos de nuevo al modulo de compras y verificamos esta misma factura nos aparecerá como "Pagado" en el Label superior derecha.
Conciliar facturas en proceso de pago es clave para una correcta administración financiera. Al seguir estos pasos en Odoo, puedes asegurarte de que tus cuentas estén al día, minimizando posibles discrepancias y manteniendo un flujo de caja saludable. Implementa esta práctica regularmente y obtén una visión clara y precisa del estado financiero de tu empresa, mejorando así la toma de decisiones y la eficiencia en tus procesos contables.