1. Empieza por un proceso concreto
Elige una situación que quieras resolver y describe cómo ocurre hoy. Por ejemplo: una venta se registra en una herramienta y después alguien vuelve a digitarla para actualizar inventario o contabilidad. Identifica dónde empieza el proceso, qué personas intervienen y qué resultado necesitas obtener. No es necesario llegar con una lista de aplicaciones elegidas.
2. Define a quiénes y qué operaciones incluye
Enumera las empresas, sedes, áreas y usuarios que participarían. Señala quién realiza cada actividad y quién puede validar el resultado. Distingue lo que necesitas en una primera etapa de lo que puedes revisar después; esa separación ayuda a acordar un alcance manejable.
3. Revisa los datos que usarás
Lista dónde están tus clientes, productos, existencias y demás datos relevantes. Anota su formato, volumen aproximado, duplicados y vacíos conocidos. Define qué información necesitas trasladar y quién puede revisarla. Comparte inicialmente una descripción de las fuentes; los datos y accesos se entregan por el canal que se acuerde para el proyecto.
4. Identifica las conexiones necesarias
Enumera las herramientas que seguirías utilizando y qué información debería circular entre ellas y Odoo. Distingue una consulta manual, una importación de archivos y una integración automática. La viabilidad y el alcance de cada conexión se revisan con las interfaces disponibles, los datos, los permisos y las condiciones del proveedor.
5. Separa los componentes de la propuesta
Revisa por separado licencia y alojamiento; implementación y capacitación; migración de datos; desarrollo e integraciones; y soporte y evolución. Para cada componente, confirma actividades, entregables e incluidos. Si compras una licencia o un producto de la tienda, revisa si configuración, migración, capacitación y soporte están incluidos o necesitan una cotización adicional.
6. Acuerda cómo se comprueba el resultado
Describe situaciones reales que tu equipo debe poder completar, quién las probará y cómo se aceptarán. Identifica los datos, accesos y responsables que debe aportar tu empresa. Deja por escrito las exclusiones y la forma de acordar cambios, soporte y siguientes etapas. Las pruebas y los criterios de aceptación se concretan en la propuesta del proyecto.
7. Lleva un resumen a la conversación comercial
Prepara una página con el proceso prioritario, las áreas involucradas, los datos disponibles, las conexiones necesarias y las preguntas abiertas. No hace falta tener todas las respuestas: marcar lo que todavía se debe revisar también ayuda a definir el proyecto.