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En el Menú principal, ubicamos el modulo de "Punto de Venta".
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Dentro del modulo del Punto de Venta, iniciamos Sesión de Ventas.
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Una vez dentro de nuestro punto de venta, podemos denotar que la plataforma nos solicita el ingreso de efectivo con el cual vamos a realizar apertura de Caja.
Ingresamos el valor de manera manual o con la opción de denominaciones de monedas y billetes en el recuadro derecho al lado del campo de texto inicial.
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Imaginemos el siguiente escenario al llevar a cabo el cierre de caja en la sesión del punto de venta.
Al acceder al Modal o Ventana emergente de cierre de sesión, el sistema nos proporciona información crucial, que incluye:
- Número de Órdenes Realizadas
- Métodos de Pago utilizados en el Punto de Venta con sus valores específicos
- Cuentas de clientes con salidas o saldos a favor, entre otros detalles
Cuando inauguramos el Punto de Venta por primera vez, el Opening Difference Balance que se presenta es el valor con el cual realizamos la apertura de caja en el POS. (Imagen 1).
No obstante, en situaciones donde no es la primera vez que ingresamos al Punto de Venta, como en el ejemplo de nuestra segunda sesión, al efectuar el cierre de caja, el sistema nos revela:
- El valor de apertura de caja correspondiente
- Sumado al valor de cierre de caja de la sesión anterior (Opening Balance Difference)
- Añadido a las Ventas realizadas durante la sesión actual
(Imagen 2)
Este proceso se repite de manera secuencial con cada apertura y cierre de caja, proporcionando una visión detallada y acumulativa de las transacciones en el Punto de Venta a lo largo del tiempo.
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Para prevenir que el Opening Difference Balance afecte el equilibrio de la caja en el Punto de Venta, te sugerimos seguir estos pasos:
1. Cierra el modal de cierre de caja y regresa a la pantalla principal del POS.
2. En la esquina superior izquierda, localiza la opción "Salidas/Entradas de Efectivo".
Al seleccionar esta opción, el sistema te permitirá registrar tanto egresos como ingresos de efectivo, los cuales podrás justificar.
Este proceso se vuelve especialmente útil cuando tu contador necesita llevar a cabo una conciliación masiva de extractos de movimientos en el Punto de Venta. La capacidad de especificar a qué se refiere cada salida facilita la identificación y el seguimiento de dichas transacciones.
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Al abrir el modal "Salidas/Entradas de Efectivo", es crucial especificar el tipo de actividad que estamos llevando a cabo. En este escenario, nuestro objetivo es realizar una salida de efectivo para respaldar las ganancias obtenidas durante el día en el POS.
Vamos a ilustrar esto con un ejemplo práctico: comenzamos con la apertura, ingresamos un valor, realizamos ventas durante la sesión y, finalmente, llevamos a cabo el cierre.
En este proceso, la salida de efectivo se convierte en una herramienta eficaz para documentar y justificar de manera precisa las transacciones financieras realizadas en el Punto de Venta a lo largo del día.
Ejemplo:
- Inicio --> Cierre de Sesión Anterior = $122.015.oo Cop
- Durante --> (Ventas) = $17.850.oo Cop
- Final --> ( Cierre de Sesión Anterior + Ventas Sesión Actual ) =
$139.865.oo Cop
En línea con el ejemplo proporcionado, las opciones para configurar el valor de apertura en el Punto de Venta son las siguientes:
Opción 1: Si deseamos comenzar el punto de venta en la siguiente sesión y que el valor de apertura aparezca por defecto en 0, se recomienda registrar en todos los cierres de ahora en adelante una salida de efectivo que incluya las ganancias y/o pérdidas, además del valor de apertura de la sesión en cuestión.
Opción 2: Si preferimos que el punto de venta siempre muestre, al momento de la apertura de caja, el valor con el que iniciamos sesión por defecto, simplemente debemos realizar una salida de efectivo de las ventas, de manera exclusiva. Con esta acción, cada vez que se abra la caja, aparecerá el valor deseado, como por ejemplo, 100k para este caso practico.
En este ejemplo, aplicaremos la opción 1.
La precisión en la información ingresada en el recuadro de texto es fundamental. Esta especificidad facilita la legibilidad de la información para nuestros contadores, permitiéndoles identificar de manera clara las salidas/entradas de efectivo en los extractos contables. Esta práctica mejora la eficiencia del proceso de conciliación, asegurando una concordancia sin inconvenientes.
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Al llegar a la última ventana del cierre de caja, es evidente que el efectivo disponible muestra un saldo de cero. Esto se debe a que hemos llevado a cabo una salida de efectivo, considerando el valor de las ventas y el cierre de caja de la sesión anterior.
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Este enfoque estratégico garantiza que, al seguir el mismo proceso para las futuras sesiones, tanto la apertura como el cierre se presentarán con un saldo de cero en cada ocasión que realicemos el cierre de caja.
